Tillståndsenheten Göteborg!

[thaikonsult]

Tillståndsenheten Göteborg

"Det pågår ett spännande utvecklingsarbete på Migrationsverket med sikte på att öka nyttan för våra kunder. Migrationsverket bedriver ett målmedvetet utvecklingsarbete i syfte att möta dagens och morgondagens utmaningar. Det handlar bland annat om att införa nya e-tjänster, utveckla arbetssätt som ger korta väntetider för de sökande och på andra sätt stärka Migrationsverket som en modern myndighet med hög effektivitet, tillgänglighet och service och en rättstillämpning som svarar mot högt ställda krav på kvalitet /…/ Det är ett tankesätt som passar väl in i vårt uppdrag att handlägga ärenden så enkelt, snabbt, billigt och rättssäkert som möjligt."

 

Som det framkommer ovan så är Migrationsverket i en utvecklingsfas där man fokuserar på att bli så effektiva, snabba och billiga med sitt arbete som möjligt. Omorganiseringen som undersöks i denna studie är ett steg i denna utvecklingsfas. Studien utgår ifrån att den omorganisering som tillståndsenheten vid Migrationsverket i Göteborg har varit med om är sådan reform av administrativ art som Nils Brunsson beskriver.

 

Tillståndsenheten arbetar under verksamhetsområdet "Besök, bosättning och medborgarskap"

eller BBM som det benämns internt. Deras ansvarsområde är att utreda och besluta om olika sorters tillstånd, exempelvis uppehållstillstånd, arbetstillstånd och EES-tillstånd. I

nuläget är tillståndsenheten uppdelad i två enheter som specialiserar sig inom olika ärende-kategorier. Personalen på varje enhet består i huvudsak av enhetschefen samt tre till fyra beslutsfattare som vardera har fyra till fem handläggare under sig. Det arbetar även fyra  assistenter på enheten. Sammanlagt arbetar cirka femtio personer på enheten. Enheten har även en expeditions- och receptionsdel. Denna del ingår i en av de två enheternas  ansvarsområde. Expeditionen och receptionen har öppet fyra dagar i veckan och hit kan man

komma för att lämna in ansökningar, ställa frågor samt passärenden. Enhetschefen för varje enhet har ansvar för rekrytering, produktion, ekonomi och samverkan med fackliga parter. Denne har alltså inget ansvar gällande själva besluten som fattas.

 

Beslutsfattarna jobbar i team med normalt fyra till fem handläggare under sig. Deras arbete är  att ta emot föredragningar från handläggarna, pröva dem, eventuellt komplettera och ta ett  beslut i ärendet. En beslutsfattare kan även välja att göra en del utredningar själv, om denne vill ha mer fördjupning i ett specifikt fall eller ha en direkt kontakt med en viss sökande.  Handläggarna tar emot ansökningar, begär uppgifter och utför utredningar, både skriftliga och  muntliga. Dessa lämnar sedan över uppgifter samt deras syn på ärendet till beslutsfattarna för  slutligt beslut.

 

Tillståndsenheten i Göteborg har inte alltid varit uppbyggd som den är idag, utan nuvarande  struktur är resultatet av en omorganisering. Migrationsverket är i dagens läge inne i en utveck-lingsfas där de fokuserar på att förbättra produktiviteten och effektiviteten i sin verksamhet. Tanken är att handläggningen av ärenden ska bli snabbare, billigare och enklare.

 

Enhetschef enhet 1 – Margaretha Dahlquist

Margaretha Dahlquist är tillförordnad enhetschef för enhet 1 under 2012. Detta betyder att  hon har haft en tillfällig tjänst som chef från och med första januari till och med sista december under 2012. Tjänsten kan komma att förlängas. Hon har jobbat inom verket i femton år varav fjorton utav dessa har varit på tillståndsenheten där hon jobbade som beslutsfattare innan hon fick tjänsten som tillförordnad chef. Som nämnt ovan blev hon tillsatt chef tre månader efter omorganiseringen av tillståndsenheten eftersom hennes företrädare bytte tjänst. Hon har aldrig tidigare arbetat på den enhet som hon nu är chef på, tidigare jobbade hon på den enhet som lades ned i samband med omorganiseringen. Trots att Margaretha är enhetschef så har hon även behållit sin roll som beslutsfattare, vilket innebär att hon fortfarande tar beslut gällande ären-den. Margaretha har utöver gymnasial utbildning fått viss utbildning inom Migrationsverket.

 

När Margaretha pratar om omorganiseringen säger hon att det har varit svårt för henne att leda  den. Dels för att hon kom in som chef tre månader efter omorganiseringen, dels för att hennes  personal har varit missnöjd med att just hennes enhet ska ha ensamt ansvar för expedition och  receptionsverksamheten. Hon poängterar att eftersom hon inte var chef under perioden  implementeringen presenterades så fick hon inte vara med och lämna de synpunkter som hon  hade velat, vilket hon anser hade hjälpt en hel del eftersom hon jobbat inom enheten under en  längre tid och under denna tid varit med om flera omorganiseringar. Hon känner inte att hon  har fått den möjlighet att vara delaktig som en chef ska ha. Hon berättar att expeditions- och  receptionsverksamheten är lite för tuff för hennes enhet då hon inte har de personalresurser  som krävs för att hålla en bra standard på verksamheten. Om någon sjukskriver sig blir någon  tvungen att hoppa in istället vilket gör att resten av enhetens arbete blir lidande.

 

Hon medger att personalen på enheten har det tufft och stressigt och hon vet genom arbets-miljöundersökningen att många i personalen vill ha mer återkoppling och feedback från

henne som chef. Hon bedömer själv att hon gör tillräckligt på detta fält, att hon ger tillräcklig  feedback och återkoppling. Hon känner även att hon har varit väldigt tillgänglig för sin  personal och tycker att hon jobbat väldigt coachande med dem under den period hon varit  chef. Hon anser att arbetsmiljösituationen är som den är på grund av att hon inte har tillräckligt med resurser för att förbättra den. Dock försöker hon ständigt förbättra arbetsmiljön men upprepar att det är väldigt svårt när hennes enhet ska prestera så mycket med så lite resurser. Hon tycker att ledningen har brustit i att informera när det gäller denna omorganisering vilket även har gjort det svårare för henne att ta vissa beslut då hon inte har haft underlag för det. I övrigt tycker hon att hon har lyckats tämligen bra med jobbet.

 

Enhetschef enhet 2 – Sean Aghili

Sean Aghili var tidigare chef på Skatteverket under fyra års tid när han 2008 blev erbjuden  jobb som chef på Migrationsverket. Han hade aldrig jobbat på Migrationsverket innan och har  under hela perioden varit chef på samma enhet. Sean är civilekonom.  Sean berättar att omorganiseringen gjordes för att kompetensutvecklingen skulle blir bättre,  att det skulle bli mer teamnyanserat arbete och att effektivisera produktionen. Han tycker att  det fanns vissa fördelar med den gamla strukturen då allt var jämnt fördelat. De hade mer

resurser för expeditions- och receptionsverksamheten, och att arbetet var mindre sårbart i och  med att alla kunde varandras uppgifter. Nackdelen var att specialiseringen inte var på

tillräckligt hög nivå vilket gjorde att arbetssättet inte var tillräckligt effektivt. Det fungerade  innan, men inte effektivt. Han tycker därför att det är bättre nu när alla är specialise-rade och  en enhet har ansvar för expedition och reception. Han erkänner att expeditions- och recep-tionsverksamheterna är mer sårbara nu men tycker att det funkar bra. Han upprepar ett flertal gånger att det är tuffare mentalt än innan, men att det fungerar.

 

Arbetsmiljö är en väldigt viktig fråga för Sean och han anser att alla chefer borde se det så.  Han anser att en bra och trivsam miljö med anställda som mår bra leder till en bättre och ökad  produktion. Det går inte att tvinga folk att öka och förbättra produktionen först och sen  försöka ordna en bra arbetsmiljö. Det kanske håller i två till tre månader säger han men sen så  kommer missnöjen och sjukskrivningar hagla in.  Sean tycker att det ibland läggs för mycket vikt i omorganisationers roll för arbetsmiljön. Han  tror att omorgani-sationer är något som personalen tar chansen att klaga på. Han menar att om  man har en bra personal, som är drivna och engagerade och jobbar bra i team, så är förutsätt-ningarna för vilken reform som helst bättre än om man har omotiverad personal. Han tycker inte att skulden ska läggas på omorganisationen i detta fall utan att många andra faktorer kan ha spelat in. Bland dessa kan vara omotiverad personal, ledarskapsproblem och kompetens. Han betonar att de alltid samverkar med representanter för personalen när de genomför omorgani-sationer, men att det i detta fall kom direktiv uppifrån, vilket de inte kunde göra något åt. Han har försökt att hålla medarbetarna involverade i processen och bett dem om råd när det gäller uppgifter vad gäller omorganiseringen. Han anser att kontinuitet är viktigt, vilket kan vara en av anledningarna till kontrasten mellan enheterna eftersom de har varit med om ett chefsbyte, vilket har gjort att kontinuiteten brutits och den andra enhetschefen fått börja om från början vad gäller förtroende och trygghet. Delaktighet, förståelse, tillgänglighet och att ha en coachande approach är enligt Sean de viktigaste egenskaperna en chef måste koncentrera på för att implementera en förändring på ett bra sätt.

 

Att diskutera och rådfråga med medarbetare innan man tar beslut, samla feedback och hålla bra relationer, menar han är viktiga saker en chef måste fokusera på i övrigt.

 

Med vänlig hälsning från oss på Thaikonsult

info@thaikonsult.se

Tel: 076-1168193